Projeto Claretianos - Gestão de Projetos

Somos um grupo de estudos da Fundação Carlos Alberto Vanzolini de São Paulo, Turma GPTI09, professor João Arantes.

 O presente blog tem como objetivo divulgar os status dos trabalhos realizados para a Instituição Claretianos de São Paulo, cuja atuação está voltada ao desenvolvimento de projetos sociais junto à sociedade. Pretendemos aqui relatar todas as atividades e novidades do projeto. Participantes: Frederico Melo, Maria Andrea, Miriam da Silva, José Augusto e Arilma.

Os demais projetos, dessa e de outras turmas, podem ser acessados através do Blog do Professor João Arantes (Clique aqui para ver o blog)

Inicio das Atividades

[14/02/12] 
Contato feito com Maria de Lourdes dos Claretianos. Reunião marcada para o dia 16/02/2012 para entender melhor a necessidade da organização.


[16/02/2012] 
Realizada reunião entre o grupo e as representantes dos Claretianos Maria de Lourdes e Sonia Camargo. Participantes do grupo: Arilma Oliveira, Frederico Melo, Miriam Silva e José Augusto. 

Projeto Gestão:
Exposta a necessidade da organização pelas representantes da mesma.
Foi marcada uma nova reunião (em aberto) para apresentação do termo de abertura.

Breve descrição sobre a necessidade da organização: Sistema para auxiliar no planejamento das atividades dos projetos sociais, que iniciam um novo ciclo a cada seis meses. O planejamento consiste em alocar os recursos (educadores) às atividades de forma a evitar conflitos de horários entre os educadores, disponibilidade do espaço físico e etc. Além do planejamento existe a necessidade de coordenar outras atividades que não seguem o mesmo padrão das aulas normais e portanto possuem características diferentes (atividades ao ar livre como visita a museus e etc), demandando um planejamento maior da parte do educador (solicitar permissão dos pais, reservar transporte, etc). Atualmente o planejamento semestral é feito de forma manual e leva um mês para ser concluído. 

Incio do Planejamento do Projeto

Realizada reunião por conferência onde foi gerada uma lista com diversas opções de sistemas(ferramentas).

Reunião feita na sede da Fundação Vanzolini, foram definidos os seguintes papéis:

Gerente do projeto -> Maria Andrea
    Documentação específica do projeto (WBS, cronograma, curva S, etc)
    RH

Comunicação -> José Augusto
    Atualização do Blog
    Criação de apresentações (status report)
    Reuniões (atas)
    Comunicação com o cliente

Treinamento -> (Miriam e Arilma)
    Entender o funcionamento da ferramenta
    Explicar para o cliente e para o grupo
    Implantação do sistema em produção

Especificação do sistema -> Fred
    Levantar requisitos especificações
    Teste

Gerência Financeira -> Arilma
    Levantar recursos financeiros
    Gerenciar custos

 Teste com a ferramenta (escolhida) para avaliação da mesma.

Semana 1 - De 26/fev a 03/mar de 2012

[27/02/2012] 
Preparação da Documentação do Projeto(Papéis definidos)

Projeto Website - Contato feito com Alexandre Ferrari do grupo anterior(desenvolvedor do website) que passou o contato do Rosset que está mais a par da situação do site. Estamos contatando o mesmo via email para detalhamento do site.

[28/02/2012] 
Projeto Gestão - Contatamos a empresa NotAzul do RJ que trabalha com customizações do sistema Fedena (ferramenta escolhida) para detalhamento e necessidades para nosso projeto gestão.

[29/02/2012]
Apresentação - Andamento dos Projetos


[01/03/2012] 

WBS (Work Breakdown Structure)

Semana 2 - De 04 a 10 de março de 2012

[03/03/2012]
Empresa NotAzul demorando para dar retorno, sem retorno das outras empresas. Buscando outras empresas.

[05/03/2012]
Projeto Gestão: Reunião na Fundação Claretianos - Esclarecimentos/Acertos sobre o Projeto.
Projeto Website: Comunicamos que o projeto foi cancelado pelo nosso grupo por falta de informações e sem respostas(contato) do grupo anterior. A Fundação Claretianos concordou e está ciente.

[06/03/2012]
Empresa NotAzul retornou contato, valor da customização: R$ 1500 reais.

[08/03/2012]
Negociando com a empresa NotAzul. Explicada a natureza do projeto, tentando negociar o valor e pagamento (permuta de serviço).

Semana 3 - De 11 a 17 de março de 2012

[12/03/2012]
Reunião do Grupo para atualizar a documentação.

Semana 4 - De 18 a 24 de março de 2012

[24/03/2012]
Reunião com o Grupo - Atualização da Documentação

Semana 5 - De 25 a 31 de março de 2012

[26/03/2012]
Contatado novo Patrocinador do Projeto

[29/03/2012]

Implantar configurações (WBS 1.3.3)

 Documentos do Projeto:

2 - Plano de gerenciamento

(http://claretianos-gpti-t9-g6.blogspot.com.br/p/documentos-do-projeto.html)

       

[31/03/2012]
Escolher o Desenvolvedor e fechar a negociação

Semana 6 - De 01 a 07 de abril de 2012

[02/04/2012]
Continuação da Customização
Inicio da Tradução do sistema para Português;

[03/04/2012]
Iniciar Documentação para Treinamento

 - Listagem dos itens do treinamento;

- Verificação do manual completo do sistema em inglês;

[07/04/2012]
Termino da tradução do sistema para Português;

Semana 7 - De 08 a 14 de abril de 2012

[12/04/2012]
Finalizado manual do Sistema

 Documentos do Projeto:
7 - Manual - Fedena (http://claretianos-gpti-t9-g6.blogspot.com.br/p/documentos-do-projeto.html)

Semana 8 - De 15 a 21 de abril de 2012

[16/04/2012]
Treinamento para os gestores da Fundação Claretianos com os  participantes:


Claretianos:
Maria de Lourdes, Sonia, Fabiano, Antonia Gerlene, Flavia, Rodrigo e Tatiana.


Grupo:
Fred e Arilma

Outras atividades:
Atualizado sistema fedena (com a correções na tradução e customizações);
Passado informações básicas sobre o acesso ao Fedena de outros micros da instituição;
Disponibilizado para o cliente a versão do manual em português (versão 4) e o manual em Inglês (versão completa). 

[16/04/2012]
Confecção do Mapa Sistêmico



Na dinâmica ilustrada pelo mapa sistêmico, o uso de técnicas inapropriadas leva a um maior tempo de planejamento e a baixa padronização dos processos. A utilização de um sistema é a ação necessária para diminuir a utilização de técnicas inapropriadas. Considerando que o sistema já exista e já esteja implantado (ação realizada por este projeto), quando maior o desejo de utilizar outras técnicas, maior a utilização de um sistema.


Ciclo 1:

Quanto maior o uso de técnicas inapropriadas, maior o tempo de planejamento. Quanto maior o tempo de planejamento, maior o desejo de utilizar outras técnicas. Quanto maior a utilização de um sistema, menor o uso de técnicas inapropriadas.

Ciclo 2:

Quando maior o uso de técnicas inapropriadas, menor a padronização dos processos de acompanhamento. Quanto menor a padronização dos processos, maior o numero de falhas nas atividades. Quanto maior o numero de falhas, maior o desejo de utilizar outras técnicas. Quanto maior o desejo de utilizar outras técnicas, maior a utilização do sistema.

[21/04/2012]
Revisão geral das documentações do projeto, como por exemplo:
- Atualizar cronograma
- Atualizar curva S 
- Apresentação (Lições aprendidas)


 Documentos do Projeto :  (http://claretianos-gpti-t9-g6.blogspot.com.br/p/documentos-do-projeto.html)


Marcação de Reunião de encerramento do projeto com o cliente;

Semana 9 - De 22 a 28 de abril de 2012

[23/04/2012]
Reunião de encerramento. 
Participantes:
Maria de Lourdes (Claretianos)
Frederico Melo (Grupo)
 
Entregas para o cliente:
- Customização final aplicada (anexos, inicialização automática e backups automáticos). 
- CD de instalação do Sistema Fedena;
-  Manuais atualizados - Manual do Gestor, contendo os passos para instalação, customização, geração e restauração de backups, e Manual do Educador. 

Lições Aprendidas

1 Reunião OnLine e Presencial, houveram  poucas reuniões presenciais e muitas online :

Ponto Fraco: Nas Reuniões online, feitas via Skipe, tivemos problemas de qualidade de voz (devido a falha de equipamento de áudio de alguns participantes)  e o rendimento não foi o esperado.

         Ponto forte: Nas reuniões presenciais tivemos um desempenho melhor que o esperado, pois discutimos sobre os próximos passo do projeto, interagindo sobre o mesmo ponto.



2 Desenvolvedor, busca pelas alternativas de desenvolvimento interno ou externo (terceiros).

Ponto Fraco: Contatamos vários desenvolvedores, que nos passaram orçamentos e prazos bem acima dos esperados (plano de projeto), o que gerou risco alto de atraso e estouro de orçamento.

Ponto Forte: Decidimos que a integrante do grupo, Miriam, desenvolveria/customizaria o sistema, atendendo assim a nossa Especificação/Plano de Projeto.

Documento: 7 - Lições aprendidas (http://claretianos-gpti-t9-g6.blogspot.com.br/p/documentos-do-projeto.html)